LeadFlow
status

Agents kunnen zichzelf per campagne online zetten voor inkomende gesprekken. De toggle staat op de Inbound-pagina, met live zicht op het aantal bellers in de wachtrij en het aantal beschikbare agents. Zodra een gesprek binnenkomt, opent LeadFlow automatisch een volledige workspace in de browser — geen page reload.

LeadFlow zoekt het beller-nummer op in de leads van die campagne. Bij een match laadt de lead direct; bij meerdere matches kiest de agent de juiste uit een lijst; bij een onbekend nummer kan de agent zoeken of ter plekke een nieuwe lead aanmaken. De workspace toont de bewerkbare contactgegevens, een notitieveld, de activiteitstijdlijn en de resultaatcodes — identieke layout als lead-detail. Na het opslaan van resultaat en notitie sluit de workspace.

Wat je moet doen als admin: ga naar Accounts → bewerken van de agent en voeg de gewenste inbound-campagnes toe onder het blok Inbound-toegang.

De inbound-telefonie is compleet. Elke campagne met inbound ingeschakeld krijgt een eigen configuratiepagina met vijf tabbladen. Alles wordt direct na opslaan naar de Legend PBX gepusht — geen herstart, geen handmatige stappen.

Stap 1 — Inbound inschakelen bij een campagne

Ga naar Campagnes → campagne bewerken. Onderaan staat het blok 📞 Inbound inschakelen. Vink de checkbox aan — de campagne is direct actief als inbound-campagne.

Stap 2 — Trunk koppelen

Ga naar Instellingen → Telefonie (eigen trunks). Maak een trunk aan of bewerk een bestaande. Vink Inbound aan en kies de campagne uit het dropdown. Oproepen die binnenkomen op dit trunk-nummer worden nu naar die campagne gerouteerd.

Stap 3 — IVR configureren via de Inbound-pagina

Ga naar Inbound in het zijmenu. Kies de campagne (knoppenbalk bovenaan als er meerdere zijn). Je ziet vijf tabbladen:

• Wachtrij — ringstrategie (iedereen tegelijk / om beurten / minste gesprekken), timeout per agent (10–120 sec) en maximaal aantal wachtenden (1–50)
• Welkomst — optioneel welkomstbericht dat bij elk inkomend gesprek als eerste wordt afgespeeld, vóór wachtrij of keuzemenu; opname rechtstreeks via de browser
• Openingstijden — per weekdag open/dicht en tijden instellen; buiten openingstijden: bericht afspelen + ophangen of doorsturen naar voicemail
• Keuzemenu — keuzemenu in- of uitschakelen, menubericht opnemen (bijv. "toets 1 voor sales, toets 2 voor support"), toetsen 1–9 koppelen aan wachtrij / voicemail / ophangen; instellen wat er gebeurt bij geen keuze na 8 seconden
• Voicemail — wat er gebeurt als de wachtrij vol is of geen agent beschikbaar: ophangen of voicemail inspreken; optioneel voicemail-begroeting opnemen

Opgeslagen voicemail-berichten van bellers zijn terug te vinden en te beluisteren in de sectie Voicemail-berichten onderaan de Inbound-pagina.

Wat je moet doen: schakel inbound in bij de campagne, koppel een trunk en configureer de gewenste tabbladen. Opslaan activeert alles direct.

Admins kunnen collega's nu direct bellen vanuit elk chatgesprek in LeadFlow — zonder externe app, zonder telefoonnummer, zonder aanpassingen in de Legend PBX. Eén klik op de belknop in de chat-header is genoeg.

Hoe het werkt

De belknop verschijnt in de header van elk chatgesprek. LeadFlow checkt in realtime of de collega een actieve VoIP-extensie heeft en of die online is. Klikken start een WebRTC-gesprek via de bestaande softphone-infrastructuur — geen extra configuratie nodig. De collega ontvangt een subtiele pop-up rechtsonder in het scherm met de naam en rol van de beller, en drie opties: Opnemen, Weigeren of Bezig. Neem je op, dan verschijnt de softphone vanzelf zodat je kunt ophangen of dempen.

Slim routing zonder extra configuratie

LeadFlow stuurt de oproep via een server-side originate naar de telefooncentrale — exact zoals inbound werkt. De centrale belt eerst de initiator (die wordt automatisch verbonden), daarna de ontvanger. Trunks en extensies hoef je nergens opnieuw in te stellen: alles gebruikt de bestaande endpoints in de Legend PBX. De routing zit volledig in LeadFlow.

Statusknop in de chat-header

De belknop heeft drie visuele staten zodat je in één oogopslag ziet wat er mogelijk is:

• Blauw — collega heeft een VoIP-extensie en is online: klikken belt direct
• Amber — collega lijkt offline maar bellen is nog steeds mogelijk (nuttig bij tijdelijke registratieproblemen)
• Grijs / uitgeschakeld — collega heeft geen VoIP ingesteld, of jouw eigen extensie staat niet aan

Bestaande inbound-flow blijft onaangetast

Agents die outbound aan het bellen zijn, worden niet verstoord door echte klant-calls — dat werkt nog steeds via de queue-toggle op de inbound-pagina. Interne calls gaan via een apart kanaal en landen altijd bij de juiste agent, ongeacht op welke pagina die zich bevindt.

Wat je moet doen: zorg dat je eigen VoIP-extensie actief is onder Instellingen → VoIP. Daarna verschijnt de belknop automatisch in elke chat.

Vier kleine maar belangrijke verbeteringen die het belwerk natuurlijker maken en het beheer veiliger.

Max overgangstijd nu per account instelbaar

Tot nu toe lag de "geen-gehoor"-grens vast op 45 seconden. Vanaf nu kun je per account instellen hoe lang LeadFlow op antwoord wacht voordat 'ie het gesprek beëindigt en automatisch op niet bereikt boekt. Te vinden onder Accounts → bewerken → Persoonlijke VoIP instellingen, direct ónder de Auto-dial knop. Het veld verschijnt alleen wanneer auto-dial aangevinkt is — bij handmatig bellen heeft het geen effect. Range: 10 tot 300 seconden.

Handmatig bellen ≠ automatisch inboeken

Probleempje dat agents met auto-dial aan tegenkwamen: even handmatig een ander nummer bellen (bijvoorbeeld het mobiele nummer van een contactpersoon), nummer wordt niet opgenomen, en LeadFlow boekt het direct in als "niet bereikt" — geen ruimte meer voor aantekeningen of een terugbelafspraak. Vanaf nu maakt LeadFlow onderscheid tussen auto-dial gesprekken (die wél automatisch ingeboekt worden) en handmatig gestarte gesprekken (die níet automatisch ingeboekt worden, ook niet als auto-dial verder aan staat). Klik je zelf op de bel-knop, dan blijft de lead na geen-gehoor gewoon open voor jouw eigen afronding.

SIP 404 wordt nu "niet bereikt" in plaats van "ongeldig nummer"

De SIP-statuscode 404 ("Not Found") werd tot nu toe direct geboekt als ongeldig nummer, wat betekende dat het nummer permanent gesloten werd. In de praktijk geven veel providers 404 ook bij tijdelijk niet-routeerbare nummers — denk aan netwerkproblemen aan provider-zijde of nummers die net buiten dienst zijn maar later weer terugkomen. Vanaf nu wordt 404 geboekt als niet bereikt, zodat de lead in de queue blijft. De bestaande max-belpogingen-logica vangt echte dode nummers vanzelf op. De andere echt-ongeldig codes (410 Gone, 484, 485, 604) blijven gewoon als ongeldig nummer markeren.

Naam en e-mail beschermd na aanmaken

Bij het bewerken van een bestaand account zijn de velden naam en e-mail verwijderd. Je ziet ze nog wel in een grijze info-box (zodat je zeker weet welk account je bewerkt), maar wijzigen kan niet meer. Het account-aanmaak-formulier is uiteraard ongewijzigd — daar voer je naam en e-mail gewoon in. Dit voorkomt accidentele overschrijvingen en houdt de match tussen accounts en login-gegevens stabiel.

Wat je moet doen: niets. Alle bestaande accounts behouden de oude 25-seconden timeout totdat je 'm per account aanpast.

Drie samenhangende updates die agents en admins direct meer inzicht geven in productiviteit per dag, week en maand.

Pauze-knop voor agents

Agents zien rechtsboven in de topbar een nieuwe ⏸ Pauze-knop. Klikken opent een volledig-scherm overlay met een grote oplopende klok — zolang die overlay open is, kan de agent niets anders doen in LeadFlow. Geen leads bekijken, geen agenda checken: pauze is pauze. Hervat klikken sluit de overlay en de teller loopt door waar 'ie gebleven was. De pauze persisteert ook over een refresh: agent vernieuwt z'n browser per ongeluk, overlay komt gewoon terug.

Admins zien pauzes live

In de "Agents online" widget (zichtbaar op Dashboard, Accounts en Monitoring) komt er bij een gepauzeerde agent een gele Pauze · MM:SS badge met live tikkende timer in plaats van de groene "Bezig"-badge. De avatar-dot kleurt mee geel. Admins zien dus direct wie er actief is, wie inactief, en wie expliciet op pauze staat.

Sessietijden per werkdag

Voor elke agent loopt er nu één sessie-rij per kalenderdag mee in de database. Bijgehouden: ingelogde tijd, gewerkte tijd (ingelogd minus pauze), pauzetijd en het aantal werkdagen. Slim gemaakt: de teller groeit alleen wanneer LeadFlow daadwerkelijk heartbeats ontvangt. Doet een agent z'n laptop dicht om 16:00 en vergeet uit te loggen, dan stopt de teller om 16:00 — niet om middernacht.

Nieuwe productiviteits-KPI's op Analyse

Op de analysepagina staan zes nieuwe KPI-kaarten direct onder de hoofdcijfers:

• Ingelogde tijd — totaal aanwezig in de periode
• Gewerkte tijd — met percentage van ingelogd
• Pauze — met percentage van ingelogd
• Beluren — totale gesprekstijd, plus % van gewerkte tijd
• Effectieve gesprekken per uur — beantwoorde + gesloten resultaten gedeeld door gewerkte uren
• Sales per uur — alleen sales gedeeld door gewerkte uren

Daaronder een nieuwe tabel Tijden per agent die alles uitsplitst per persoon, gesorteerd op gewerkte tijd. Alle bestaande periode-filters (Vandaag, Gisteren, Week, Maand, Kwartaal, Alles) en agent/campagne-filters werken vanzelfsprekend mee.

Volledig herontworpen KPI-rapport (Print / PDF)

De Print / PDF-knop op de analysepagina draait nu een professioneel rapport uit dat geschikt is voor management-rapportages. Visueel volledig vernieuwd: gebrande cover met gradient header, topscoorders-highlight, kleurgecodeerde KPI-kaarten, mini-bars in de campagnetabel, totaalrijen onderaan tabellen, en een vertrouwelijkheidsstempel. Inclusief alle nieuwe sessietijden en productiviteits-KPI's. Geoptimaliseerd voor A4-print met correcte pagina-overgangen — werkt het beste in Chrome of Edge via "Opslaan als PDF".

Wat je moet doen: niets. Bij de eerstvolgende inlog van een agent maakt LeadFlow automatisch de sessie-rij aan voor vandaag, en het rapport is direct beschikbaar voor admins op Analyse → Print / PDF.

De interne chat tussen admins en agents heeft een volledige make-over gekregen. Admins werken nu in een WhatsApp-stijl drawer met de thread-lijst links en het gesprek rechts. Een ongelezen gesprek opent in één klik, en ongelezen-badges verdwijnen alleen wanneer je bewust een gesprek opent — niet meer automatisch.

• Emoji-picker — vier categorieën (smileys, gebaren, hartjes, werk) met bijna 200 emoji's. Klik om in te voegen op cursor-positie, of typ gewoon door.
• Pop-ups bij agents verdwijnen niet meer vanzelf na 45 seconden. Alleen wanneer een agent expliciet Sluiten of Antwoorden klikt wordt het bericht als gelezen gemarkeerd. Geen gemiste berichten meer doordat een pop-up zichzelf opruimde.
• Filter "Ongelezen" — het gesprek dat je net opent blijft zichtbaar tot je terugklikt naar de lijst. Geen verdwijnende threads meer terwijl je nog aan het lezen bent.

Onder de motorkap is de chat strikter geïsoleerd. Admin A's gesprekken met een agent zijn niet meer zichtbaar voor Admin B, zelfs niet binnen dezelfde organisatie. Strikte per-user scoping: je ziet alleen gesprekken waar jij zelf deelnemer in bent. De org-isolatie geldt nu óók voor het super-admin account — geen enkele chat van organisatie A kan ooit nog bij organisatie B terechtkomen.

Een aantal subtiele race-conditions is opgelost: ongelezen-badges flikkeren niet meer terug nadat je een bericht gelezen hebt, en pop-ups die je net dismissed worden niet opnieuw getoond door achtergrond-polling.

LeadFlow is een grote stap verder geoptimaliseerd voor telefoon en tablet — belangrijk nu de Android-app steeds vaker in het veld wordt gebruikt.

• Hamburger-balk bovenaan met het LeadFlow-logo en de huidige pagina-naam. Tap → de sidebar schuift van links in. Tap op een nav-link, op de backdrop, of druk Escape om te sluiten.
• Chat op mobiel werkt nu zoals WhatsApp: de thread-lijst neemt de volledige breedte, een tap op een gesprek schuift het over de lijst, en de ←-knop brengt je terug.
• Dashboard breekt niet meer bij lange bedrijfs- of campagnenamen in "Sales & resultaten vandaag". Pillen en namen wrappen netjes onder elkaar; geen horizontale scroll meer.
• Veiligheidsmarges voor iPhone notch en home-indicator via safe-area-insets — niets meer afgeknipt boven- of onderaan.
• Grotere touch-targets op knoppen, thread-rijen en invoervelden. Het tekstvak in de chat opent op iOS geen ongewenste zoom meer bij focus.

De desktop-weergave is volledig onaangeraakt — dezelfde URL, identieke layout op groot scherm. Pas vanaf een schermbreedte van 980 pixels schakelt LeadFlow over op de mobiele variant.

Afspraakbevestigingen vanuit LeadFlow bevatten nu automatisch een échte agenda-uitnodiging. In Outlook (desktop, web en mobiel) verschijnt boven de mail direct de blauwe balk met Accepteren · Voorlopig · Afwijzen, en de afspraak wordt met één klik in de agenda gezet — inclusief een herinnering 15 minuten van tevoren.

Voor Gmail-, Apple Mail- en andere agenda-apps wordt de uitnodiging als .ics-bijlage meegestuurd, zodat ze in elke client toe te voegen is. De tijdzone wordt automatisch goed gezet (Europe/Amsterdam, inclusief zomertijd).

Wat je moet doen: niets. Bestaande afspraakbevestiging-templates blijven werken — de agenda-uitnodiging wordt onzichtbaar meegestuurd. Wel belangrijk: zorg dat het afzenderadres in de campagne-SMTP een werkend e-mailadres is, want dat wordt de organisator van de uitnodiging.

Tot nu toe golden belgedrag-instellingen voor het hele platform. Dat is veranderd: elke organisatie en elke campagne kan nu zijn eigen instellingen krijgen. Campagne-instellingen winnen van organisatie-instellingen, organisatie-instellingen winnen van het platform-default — en wat niet overschreven is, wordt automatisch geërfd.

De volgende instellingen zijn nu per organisatie en per campagne instelbaar:

• Cooldown — aan/uit per scope, en hoe lang (in minuten) een lead na "Niet bereikt" uit de wachtrij blijft. Ook het maximale aantal belpogingen voor niet-bereikbare leads is nu per campagne te begrenzen.
• Lead lock-tijd — hoe lang een lead geblokkeerd blijft voor andere agents nadat iemand ermee bezig is (1–120 minuten).
• Prioriteitsgewichten — de volgorde waarin leads worden aangeboden: afzonderlijk instelbaar voor nieuwe leads, niet-bereikbare, terugbelafspraken, overige en afgekoelde niet-bereikbare leads.
• Campagne-gezondheidsdrempels — wanneer een campagne als "gezond", "bijna leeg" of "leeg" wordt beschouwd, op basis van het aantal open leads.

Per instelling is zichtbaar welke waarde momenteel effectief is en of die lokaal is overschreven of geërfd van een hoger niveau. Resetten naar de bovenliggende standaard kan met één klik.

Daarnaast is de uptime-monitor nu live bovenaan deze pagina. De beschikbaarheidsstatus van alle LeadFlow-diensten wordt automatisch elke 5 minuten bijgewerkt — inclusief 90 dagen geschiedenis per dienst.

Org-admins kunnen vanaf nu volledig zelfstandig hun eigen VoIP-trunks en SIP-extensions aanmaken, beheren en verwijderen — zonder tussenkomst van de superadmin. Alles staat netjes gescheiden per organisatie: je ziet alleen jouw eigen trunks en extensions.

• Trunks toevoegen — koppel je eigen VoIP-provider (host, gebruikersnaam, wachtwoord, inbound-campagne).
• Extensions aanmaken — maak SIP-accounts aan voor je agents, direct gekoppeld aan een eigen trunk. Trunk kiezen is verplicht.
• Wachtwoord wijzigen — extensionwachtwoord aanpassen zonder de superadmin te hoeven vragen.
• Verwijderen — trunk of extension direct weggooien wanneer een agent vertrekt of een provider wisselt.

De volledige extensienaam (inclusief org-prefix, bijv. org2agentextension) is nu ook zichtbaar in het overzicht — dit is de gebruikersnaam die je invoert in je SIP-app of campagne-instellingen.

LeadFlow heeft nu een centrale statuspagina en kennisbank — de plek die je nu aan het lezen bent. Alle klanten ontvangen voortaan wekelijks een e-mail met een samenvatting van de nieuwste verbeteringen, zodat iedereen altijd op de hoogte blijft zonder zelf te hoeven zoeken.

De kennisbank bevat stap-voor-stap handleidingen voor admins en agents, een FAQ en een overzicht van bekende issues. Vanuit LeadFlow zelf — onder Instellingen — is er een directe knop naar deze pagina.

Achter de schermen is de volledige applicatie nog strikter gemaakt: organisaties zijn nu volledig van elkaar geïsoleerd. Er bestaat geen scenario meer waarin data van organisatie A zichtbaar kan worden voor organisatie B.

Daarnaast worden gespreksopnames nu altijd correct gevonden — zowel op de monitoring-pagina als in lead-detail. Eerdere edge-cases met tijdzones en keuzemenu-toetsen (DTMF) zijn opgelost. Een opname wordt alleen gekoppeld wanneer telefoonnummer, starttijd én gespreksduur allemaal binnen marge overeenkomen, dus opnames belanden nooit bij de verkeerde agent of organisatie.

Tot slot zijn afspraken nu zichtbaar onder Monitoring → Recente gesprekken. Voorheen ontbrak deze categorie daar.